A- Kurumlarda (belediyeler, il/ilçe özel idareleri, mahalli idare birlikleri) tutulacak yetki tespit tutanaklarında dikkat edilmesi gereken hususlar:

1. Yetki tutanakları ilinize bağlı bütün belediyelerde ve il özel idarelerinde, o iş yerinde üyemiz olup olmadığına bakılmaksızın, tutulacaktır. İşyerlerinde tutulacak tutanaklarda sendikamızı temsilen kimlerin katılacağı önceden belirlenmelidir. 
2. Kurumlarda tutulacak tutanaklar 17 Mayıs tarihli tutulacaktır.
3. Üye sayılarının belirlenmesi tespiti toplantısına;
1.  Kurumun işveren vekili (Belediye Başkanı ve ya vekili) ile tahakkuk memuru veya mali hizmetler birimi yetkilisi
2. Kurumun hizmet kolunda faaliyette bulunan sendikalar
1. TÜM BEL SEN
2. Bem Bir Sen
3. Yerel Hizmet Sen
4. Diğer Sendikalar

 Katılacaktır ve toplantıda hazırlanan tutanakların katılanlarca imzalanması zorunludur.

1. Tutanaklarda ilk olarak söz konusu kurumda çalışanlar kadın, erkek ve toplam olarak belirtilmeli. Sonrasında sendika üyesi çalışanlar kadın, erkek ve toplam olarak üyesi oldukları sendikalara göre ayrı ayrı belirtilmelidir.
2. Ayrıca tutanaklarda toplantıya katılan sendikaların temsilcilerinin ve kurum yetkililerinin isim ve imzaları eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır.
3. Kurumlar ve işyerlerindeki üye sayılarının belirlendiği tutanak toplantısına, o işyerinde üyesi olmayan sendikaların temsilcileri de gözlemci olarak katılabilecektir. Bu nedenle, örgütlü olmadığımız büyük işyerlerinde gözlemci bulundurmaya önem verilmelidir.
4. Kurum Ünvanı bölümüne il özel idaresinin, belediyenin ve tercihen bağlı olunan ilin adının yazılmasına dikkat edilmelidir.(Örneğin: Çankaya Belediyesi/ANKARA)
5. Kurumlarda tutulan tutanağın aslının bir suretinin alınmasına önem verilmelidir.
6. Kurumlardan alınan tutanak aynı gün (17 Mayıs günü)
1. Valiliklere fakslanacak,
2. Genel merkeze fakslanacak,
3. Şube bulunan illerde şubeye fakslanacak,
4. Şube bulunmayan yerlerde il temsilcilerimize fakslanacak,
5. Daha sonra asılları şubelerimiz ve temsilcilerimiz tarafından genel merkezimize kargo veya APS ile gönderilecektir.

B- Valiliklerde yapılacak il birleştirme tutanaklarında dikkat edilmesi gereken hususlar

• Valiliklerde yapılacak il birleştirme tutanakları o il için genel sonuç olduğundan bu tutanakların doğru ve eksiksiz doldurulması, işyeri tutanaklarında imzaların kontrolü,  farklar veya yanlışlıklar kontrol edilip imza atılmalıdır. Yanlış ve ya eksik bir hususu varsa tutanak imzalanmadan düzeltilmelidir.
• İl birleştirme tutanağında ilk olarak söz konusu ilde yerel yönetim hizmet kolundaki 657 sayılı yasaya tabi 4/A, 4/B ve 4/C statüsündeki bütün çalışanlar; kadın, erkek ve toplam olarak belirtilmeli. Sonrasında sendika üyesi çalışanlar kadın, erkek ve toplam olarak üyesi oldukları sendikalara göre ayrı ayrı belirtilmelidir.
• İl birleştirme tutanaklarının ekinde o ildeki bütün işyerlerinin, o işyerindeki toplam çalışan, kadın çalışan, erkek çalışan, toplam sendikalı çalışan, kadın sendikalı çalışan, erkek sendikalı çalışan ve bunların sendikalara göre dağılımını gösterir ayrıntılı listesi eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır.
• Ayrıca toplantıya katılan sendikaların temsilcilerinin ve valilik yetkilisinin isim ve imzaları eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır.
• Valiliklerde yapılacak birleştirme tutanağının bir onaylı sureti alınacak ve öncelikle genel merkezimize fakslanacak, daha sonra da aslı kargo veya APS ile gönderilecektir.